采購部門的職責分工,在數字化時代下采購部門如何成功轉型

[羅戈導讀]在數字化時代,如果想要提高采購的效率,降低采購成本,增加庫存周轉率,都需要建立起一套完整的采購體系,然后再結合人工智能和大數據等技術,構建成有智慧的數字化采購體系。在此之上,首先要做的是建立起專業的采購部門團隊。

在數字化時代,如果想要提高采購的效率,降低采購成本,增加庫存周轉率,都需要建立起一套完整的采購體系,然后再結合人工智能和大數據等技術,構建成有智慧的數字化采購體系。在此之上,首先要做的是建立起專業的采購部門團隊。

一、采購部門職責

在企業內部,采購部門應該是一個分工明確,職責清晰的關鍵部門,負責購買維持企業運轉所需要的各種物料和服務。我們就以制造企業為例,來探討一下采購部門的組織結構和崗位職責。

在大公司里采購組織結構復雜,而且在不同性質的企業里,采購部門負責人的職位名稱也各不相同,比如部門領導們的頭銜有首席采購官(Chief Purchasing Officer)、副總裁(Vice President)、部長、總監、經理等等,具體從事采購業務的職位有主管、資深采購、采購員等等。

為了便于描述,本文僅采用兩種采購職責,即負責制定采購戰略,部門的領導者——采購經理,以及負責具體采購活動實施,部門的基層職員——采購員。

1.采購經理(Purchase Manager)

作為部門的負責人,采購經理負責戰略制定和規劃的工作,主要的職責有以下內容:

(1)根據歷史銷售數據,結合新品引入、老產品退出的計劃,和企業未來的發展計劃,制定下一個財年的采購計劃。根據公司每年的銷售額,基本就能夠算出采購金額Spending是多少。

(2)維護現有供應商關系,保證穩定的供貨。現有供應商的財務狀況是否健康、關鍵原材料,特別是那些市場供應緊俏的原料供應商關系一定要維護好,供應鏈的穩定就是公司業務發展的基礎。

(3)新供應商的開發,持續尋找更加具有性價比的潛在供應商。在保證供應穩定的前提下,適時地開發新的供應渠道。采購可能會覺得老供應商合作得都很愉快,沒有必要多花精力去開發新供應商,但是我們需要從兩個角度來考慮。

首先是優勝劣汰,讓供應商們始終保持競爭的狀態,流水不腐戶樞不蠹。其次,采購要有風險防范的意識,不能把所有雞蛋都放在同一個籃子里,新冠病毒疫情就是對我們的一個警示。

如果主要的供應商都集中在同一個國家或地區,一旦該區域發生重大災害,采購方的損失可能是巨大的。

(4)供應商合同管理,定期與現有供應商回顧價格,制定年度降價計劃。

(5)審核現有供應商的交貨表現、原材料質量和成本,制定供應商評分機制,作為供應商綜合表現的考核依據。供應商考評不是采購一家之言,需要綜合交付表現和產品質量,使用權重評分法得以縱觀全局。

(6)積極了解市場價格和發展趨勢,獲取最新的原材料價格指數,在保證質量的前提下,降低采購成本。采購經理需要關心各種國際地緣政治和國內民生的大小事,真可謂是事事關心。

(7)負責本部門員工的管理,制定職業發展培訓計劃,考核員工的工作表現。帶出一支優秀的團隊,制定繼任者計劃也是經理人的一項必修課程。

(8)協調企業內部和外部供應商的溝通事宜。多溝通、擅長溝通才能在采購經理崗位上游刃有余。

2.采購員(Buyer)

負責更多的工作是在操作層面上的,具體可以包括以下內容:

(1)創建新供應商信息和新的采購原料主數據信息。

(2)原材料采購品價格維護和定期更新。

(3)根據需求和庫存情況,制定采購計劃。

(4)創建采購訂單,發送給供應商。

(5)確認交貨期,跟蹤訂單交貨情況。

(6)解決訂單交貨差異的問題。

(7)監督供應商交貨表現,收集相關數據,向上級主管反映交貨中的任何異常問題。

(8)安排、跟蹤供應商貨款情況。

二、采購部門如何轉型?

1.觀念的轉變

在一般的企業里,產品和服務中65%的價值源自其供應商,因此采購部門在公司里是非常重要的存在。在傳統的認知中,節約成本是采購部門的首要目標,但在未來,采購部門將擴大職能范圍,幫助公司提高業務績效和推動創新

采購的領導者將積極采用新興技術,制定清晰的數字化戰略,并重構采購格局,從而推動這一轉型。在這種變革的驅動下,采購部門將重新思考整個部門的組織架構、采購活動、資源分配和相關技能。

在傳統的組織結構里,業務部門認為采購是執行層面的活動,不具有戰略上的影響力,因此都是提出采購需求之后,通知采購部門執行既定的計劃。

隨著市場競爭環境和商業的發展,這種觀念也需要轉變。業務部門需要與采購部門緊密合作,才能取得更出色的業績。

在傳統的模式中,采購員支持業務部門開展端到端的專業活動,比如,尋源以及品類和供應商管理,制定尋源戰略和與供應商談判。

在供應商管理中,采購員只能手動發掘供應商,并且通常需要采購商的協助。采購員只能從價格、質量和交付的角度管理供應商,靜態評估供應商風險,并且很少會主動更新評估結果。

在合同管理方面,采購員采用手動制作和執行流程,缺乏集中的文檔管理位置,有時候采購換人后還會出現電子合同文件丟失的現象,很難確保供應商遵守合同。

在轉換觀念以后,采購員需要和業務部門緊密合作,把核心尋源、簽訂合同和供應商管理活動集成至供應鏈活動中,更好地滿足客戶需求。

同時,采購員還將更加積極主動地參與產品設計創新,與研發、產品設計和供應商共同開發新項目。采購員將與業務團隊展開更密切的合作,他們的工作重心將放在從內部和外部信息系統里的豐富數據中獲取洞察力。

2.技術的創新

根據SAP Performance Benchmarking的一項調查結果顯示,采購部門將52%%的時間花在了事務性活動中,比如對賬和合規性審核,此類工作不僅是費時費力,而且純屬被動響應,無法解決采購管理中的根源問題。

在未來,企業將實現大多數交易活動的自動化,比如使用機器人流程自動化(Robotic Process Automation),來對于采購金額占比高、需求相對穩定的原材料進行自動下單補貨,這樣就能釋放人力資源,讓員工從枯燥乏味的重復性工作中解脫出來,專注于能為企業創造更高價值的工作。

最終,采購部門的運營成本將下降,并為公司貢獻更多的價值。根據麥肯錫的一份研究表明,60%的尋源到付款流程有可能實現全部或大部分的自動化,由此節約的成本在總體節約的支出中占3.5%。

在數字化的采購活動中,人工智能、區塊鏈將被用于起草合同并提供尋源決策指導。采購部門將利用預測分析技術,提高采購支出Spending的可視性,有利于制定尋源決策。

采購部門可以利用集成式分析功能和儀表盤,從不同維度,重點展示供應商的實際績效,以及預測的潛在風險,從而完善總體供應商管理流程。

通過采用數字化合同,采購部門在與供應商談判時,能夠提高質量、透明度和速度,并加強協作,還可以減少企業對供應商合規問題的擔憂。

在數字化時代,隨著各種新技術的出現,采購部門將會運用RPA、區塊鏈、機器學習等技術來提高事務性活動的效率,降低人工運營成本,并為企業擴展業務創新思維,創造更多的價值。

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